Obowiązki organizatora po zakończeniu konferencji

Gdy konferencja dobiegnie końca, pozostaje wiele prac porządkowych, których powinien dopilnować organizator. Wysprzątanie sali i innych pomieszczeń może należeć do wynajmujących lub też do pracowników hoteli. Nasz personel powinien jednak pozbierać materiały promocyjne, ulotki i inne drobiazgi, a następnie przeprowadzić ich szczegółową inwentaryzację. Jest to również czas na wyjaśnienie wszelkich wątpliwości mogących pojawić się w kwestiach opłat. Należy również ściągnąć bannery reklamowe. Bywa, że długo pozostają one jeszcze po zakończeniu spotkań, jedynie zajmując niepotrzebnie miejsce. W dobrym tonie jest również podziękowanie wszystkim uczestnikom za udział w konferencji. Podziękowania powinny trafić również do osób pomagających zorganizować wydarzenie. Nie powinno się tu zapominać również o tych najmniej znaczących. Wystarczy prosty email lub, jeśli jesteśmy gotowi poświęcić na to część środków, można wysłać kartki tradycyjną pocztą. Podziękowania mogą odbywać się również telefonicznie. Najczęściej jednak dzwoni się jedynie do tych najbardziej znaczących osób. Konferencje Unesco są zazwyczaj podsumowane. W ten sposób można szybko przejrzeć osiągnięcia danego spotkania. Jeśli więc zakończyło się ono sukcesem, może to zachęcić innych do uczestnictwa w kolejnym takim wydarzeniu. Organizator powinien również po zakończeniu spotkania przejrzeć się, teraz już na spokojnie, programowi konferencji oceniając plusy i minusy spotkania. Pomoże to zorganizować kolejne bez popełniania już takich samych błędów. Konferencje turystyczne odbywają się zazwyczaj w ośrodkach turystycznych. Mieszkańcy i personel hotelu są więc przyzwyczajeni do przyjezdnych ludzi i kolorowych reklam. Jeśli więc nawet bannery reklamowe pozostaną dłużej widoczne po spotkaniu, nie będzie to tak bardzo rzucało się w oczy. Konferencje podróżnicze wymagają, podobnie jak inne spotkania tego typu, prac porządkowych po spotkaniu. Bywa jednak, że uczestnicy zostają dłużej, by nacieszyć się piękną okolicą.

Dodaj komentarz

Powered by WordPress Realizacja Agencja Arormat & NETS