poniedziałek, 23 października 2017r.

Organizacyjne szczegóły, czyli obowiązki przed zbliżającą się konferencją

Gdy wybór i wynajem sali mamy już za sobą, a miejsce w hotelach są zarezerwowane, możemy zająć się drobniejszymi sprawami. Niecałe trzy miesiące przed wydarzeniem powinniśmy ustalić zasady dotyczące zameldowania się gości. Ostatecznie należy ocenić personel oraz jego liczbę. Lepiej jest zatrudnić dodatkowe osoby niż narazić gości na zbyt długie oczekiwanie na posiłek. Warto mieć to na uwadze, gdy chcemy dobrze wypaść. Gdy spotkanie okaże się sukcesem, wiele osób będzie składało nam gratulacje za tak dobre zorganizowanie konferencji na kilka tysięcy osób. Warto więc w obwodzie posiadać nawet kilku pracowników. Gdy już mamy ustaloną liczbę gości, jest to czas by ostatecznie omówić wysokość, jak i warunki płatności z dostawcami. Aby spotkanie przebiegło zgodnie z prawem, należy również posiadać odpowiednie licencje i prawa autorskie. W przeciwnym wypadku możemy nielegalnie odtworzyć ścieżkę dźwiękową czy krótki film. Może to pozostać niezauważone, jednakże w razie pytań o pozwolenia najpewniej zostaniemy oskarżeni o popełnienie przestępstwa. Aby nie dopuścić do takich incydentów, uzyskanie pozwoleń jest konieczne. Można również zrezygnować z danych multimediów i zlecić wykonanie własnych firmie, która się w tym specjalizuje. Mile widziane jest również podarowanie uczestnikom drobiazgów upamiętniających spotkanie. Konferencje Unesco odbywają się zazwyczaj na szczeblu międzynarodowym, lepiej więc powściągnąć swoją kreatywność i zostać przy klasycznym podarku w postaci długopisu. Konferencje turystyczne posiadają podobny oddźwięk, aczkolwiek można sobie już pozwolić na nieco wyobraźni. Upominkiem mogą być pendrive, kubek czy breloczek. Konferencje podróżnicze posiadają nieco mniej podniosłą atmosferę. Można pokusić się o bardziej nietypowe podarki jak na przykład piłka plażowa. Zostanie to dobrze przyjęte przez uczestników z poczuciem humoru. Nie należy się jednak spodziewać, że każdemu taki upominek przypadnie do gustu.

Dodaj komentarz

Powered by WordPress Realizacja Agencja Arormat & NETS